كيف يمكن لمنظمتك صياغة طلب تقديم العروض RFP لمشروع موقع الكتروني ؟

يعتبر الموقع  الالكتروني المصدر الأول الذي يتجه له المستفيد وكل من يريد معرفة المزيد حول منظمتك، فهو يعتبر المنظمة نفسها ولكن على الإنترنت. حيث أصبح الإنترنت هو المصدر الأول للمعلومة لدى معظم المستخدمين اليوم. 

فما تقوم بقوله عن نفسك في موقعك الإلكتروني هو ما يعرفه المستخدمين والمستفيدين. وغالباً ما تكون عملية التخطيط لبناء موقع إلكتروني للمنظمات غير الربحية، أو إعادة بناء الموقع، عملية غامضة أو غائبة في بعض الأحيان.

وسواء كان الموقع المطلوب هو الموقع الرسمي لمنظمة أو موقعاً خاصاً لحملة أو مشروع مستقل يتبع المنظمة، فإن مرحلة التخطيط هي واحدة من أهم المراحل التي لا تُعطى الأهمية المطلوبة. 

ومن هنا يمكننا القول أن واحدة من أهم المراحل في التخطيط لبناء الموقع الالكتروني للمنظمات غير الربحية هي مرحلة كتابة «طلب تقديم العرض» أو RFP بالإنجليزية.

طلب تقديم العروض هو وثيقة تصف احتياجات المنظمة في مجال محدد و تسأل عن الحلول المقترحة مقارنة بالأسعار والوقت وتفاصيل أخرى من جهات مؤهلة ذات صلة. 

لذلك يمكننا القول أنه عند وجود “طلب تقديم عرض” جيد يمكن للمنظمة الحصول على جهات  مميزة وذات درجة عالية من التأهيل، وتضمن المنظمة كذلك تنفيذ المشروع كما هو مخطط له.

و سنعرض في هذه المقالة نموذج مبسط لطلبات تقديم العروض لبناء وتطوير المواقع الالكترونية.

أشياء عليك معرفتها قبل أختيار شركة برمجة مواقع الكترونية

محتويات مستند طلب تقديم عرض

المقدمة 

ومن خلالها يمكن للمنظمة التعريف بنفسها وخدماتها و رسالتها  وعرض أهداف المشروع التقني المطلوب انجازه مثل موقع إلكتروني أو نظام إلكتروني معين.

مثلا ما هي اهداف هذا الموقع الإلكتروني وما هي الخدمات التي سيقدمها وماهو الجمهور المستهدف وغيرها من النقاط التي تساعد في شرح فكرة المشروع و الأسباب الرئيسية التي أدت للتفكير بالبدء فيه.

النطاق العام

يوثق هذا الجزء من مستند طلب تقديم العرض  نطاق العمل الخاص بالمشروع حيث يفصل المتطلبات الواجب توفيرها من قبل منفذ المشروع لتنفيذه وإتمامه بنجاح خلال مدة لا تتجاوز فترة محددة، وتلخص النقاط التالية نطاق العمل الواجب تنفيذه :

1. تطوير الموقع الإلكتروني وخدماته بما يتناسب مع متطلبات   المنظمة.

2. توفير جميع البرامج التي يحتاجها المشروع سواء للموقع أو لفريق العمل الداخلي.

3. توفير خدمة الاستضافة (Hosting) وجميع الخدمات اللازمة لذلك بما يشمل المعدات والأجهزة اللازمة لاستضافة نظام الموقع والأنظمة الداعمة له.

5. العمل على إدخال المحتوى الأوّلي والمتوفر بطريقة إلكترونية من قبل  المنظمة  (Softcopy) إلى الموقع.

6. تزويد  المنظمة بموظف أو آلية  لتوفير التشغيل والدعم سواء بدوام كامل أو عن بعد من خلال اتفاق معين.

7. العمل على نقل المعرفة لفريق الموقع داخل  المنظمة.

8. توفير التدريب لفريق إدارة المحتوى لمن يرشحه مدير المشروع من قبل  المنظمة.

المواصفات الفنية للمشروع :

يجب على فريق المنظمة العامل على مشروع الموقع الإلكتروني أن يحدد بدقة المتطلبات التالية:

1.  عدد متفق عليه من  نماذج التصميم (prototypes) مختلفة تعكس تصميم مظهر الموقع (look & feel) وذلك قبل مرحلة تطوير الموقع على أن يشمل كل نموذج تصميمي – على الأقل– كلا من الصفحة الرئيسية (home page)، صفحة ..... ، صفحة .....، صفحة ......، صفحة البحث ونتائج البحث.. 

2. التأكيد على تصميم الواجهات لتتلائم مع شاشات الحواسيب وشاشات الأجهزة الذكية -على سبيل المثال لا الحصر- الـ IPad  والـ  IPhone.

3. التأكد من أن الموقع يتضمن أداة تسمح بمراجعة المحتوى كما يجب أن يعرض (WYSIWYG) حتى يتسنى مراجعة المحتوى شكلاً ومحتوى قبل الموافقة عليه.

4. التأكد من أن الحل يوفر أدوات سير أعمال Workflow   يسمح لمديري المحتوى بمراجعته والموافقة عليه أو رفضه أو التعليق عليه قبل نشره،  ويجب أن تتوفر الإمكانية لمدير الموقع  لتحديد الصلاحيات لمختلف أقسام الموقع كلا على حدة إذا ما دعت الحاجة .

5. التأكد من أن الموقع يدعم اللغة العربية بشكل كامل. كذلك يجب دعم اليونيكود (Unicode) ويجب أن تكون هناك نسخة إنجليزية لبعض الصفحات الرئيسة للتعريف بالخدمة حسب طلب و احتياجات المنظمة.

6. ضمان التوافرية العالية لخدمة الاستضافة بحيث لا تقل عن نسبة الـ 99.9 % والنسخ الاحتياطي.

مرحلة التشغيل  بعد تنفيذ المشروع

يجب أن تكتب المنظمة وبوضوح الشروط التالية في طلب تقديم العرض بحيث تضمن المنظمة الحصول على أفضل العروض ضمن المتطلبات التالية:

   1. توفير خدمة إدارة وتشغيل الموقع (دعم فني) لسنة ميلادية وتكون قابلة للتجديد لمدة سنة أخرى وبنفس التكلفة في العرض المالي المقدم.

   2. العمل على نقل المعرفة في كيفية التشغيل الي فريق عمل المنظمة قبل نهاية فترة التشغيل.

   3. العمل خلال فترة التشغيل على تزويد  المنظمة  دوريا بالتقارير الإحصائية الخاصة باستخدام الموقع وسلوك الزوار ومشاكل النظام وإحصائيات قنوات الإتصال والمواضيع الأكثر/الأقل زيارة وأعداد الزوار وما شابهها من معلومات.

ما هي اتفاقية عدم الافصاح (NDA)؟

أمن المعلومات

على المنظمة أن تطلب وبوضوح من مقدمي الخدمة تفاصيل حول النقاط الأمنية التالية

   1. كيفية التزام المنفذ بالتوقيع على اتفاقية الخصوصية والمحافظة على سرية المعلومات NDA   لدى المنظمة. وبموجبها يكون المنفذ وكافة العاملين لدیه ملتزمين بالمحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بالمشروع.

   2. عدم إفشاء المعلومات لأي شخص أو جهة أو نشرها بأي طريقة من طرق النشر، دون إذن كتابي مسبق من المنظمة.

   3. عدم إتاحة المعلومات لأي طرف ثالث، إلا في حدود ما يحتاجه لإنجاز بعض أعمال المشروع المكلفين بها وفقا لهذا العقد ویتضمن هذا الالتزام المحافظة على سریة أي مواد مكتوبة أو مطبوعة أو شفهية أو وسائط الحاسب أو أي مراسلات أو اتصالات تتعلق بالتصميمات أو الرسوم أو الأوصاف أو التقنيات أو البيانات الفنية أو المواصفات أو مواقع العمل أو تقارير الأداء الخاصة بالمشروع.

وفي حال قررت انشاء موقع الكتروني لمنظمتك، بإمكانك التواصل معنا وسنساعدك في تحديد الاحتياجات والاهداف وصياغة مستند طلب تقديم العروض.

حيث نقدم في يوم لتقنية المعلومات خدمات متكاملة من الاستشارات التقنية و بناء المواقع والتطبيقات والانظمة المتكاملة والدعم الفني وتوفير البنية التحيحة السحابية وخدمات الاستضافة والبريد الالكتروني وغيرها.

ماهي افضل شركة برمجة مواقع في عدن؟