كيف تحسب تكلفة منتج الكتروني software؟

عندما تفكر في شراء أو بناء مشروع برمجي تقني مثل موقع إلكتروني أو برنامج محاسبي أو تطبيق موبايل، فإن سعر المنتج وحده ليس هو العامل الوحيد لتحديد التكلفة النهائية، وقد تقع لاحقا في مشكلة تعرف بـ "التكاليف الخفية".

وعندما تقارن مجموعة من عروض الأسعار المختلفة فإن عليك أن تضع بالحسبان أن أي مشروع تقني هو مشروع طويل المدى وأن العلاقة بينك وبين مطور الموقع أو التطبيق أو البرنامج هي علاقة عمل دائمة أشبه بالشراكة.

وتذكر أن هناك فرق بين السعر والتكاليف، و لتوضيح الموضوع يمكننا تشبيه عملية شراء برامج الكترونية software، بعملية شراء سيارة، فسعر السيارة معروف ومحدد ولكن تكاليف تشغيلها تشمل الوقود، وتغيير الزيت والصيانة، ومن الممكن اضافة بعض التحسينات والكماليات على السيارة.

وقد يبدو الأمر للوهلة الاولى مرهقا حيث أن هناك المزيد من التكاليف والمصروفات بعد شراء الموقع أو البرنامج، ولكن يمكننا القول أن التكلفة قد لا تساوي الكثير في استثمارك في مشروع تقني، لأن المشاريع التقنية توفر الوقت والجهد والمال وحفظ البيانات وإمكانية الوصول إليها من أماكن متعددة وتحقق الأهداف بشكل أفضل لاي مشروع تجاري.

على سبيل المثال لو كان لديك متجر في أحد الأسواق لبيع منتج ما، فإن إمكانية ترويج منتجك محصورة في زوار هذا السوق فقط. وبالتالي عمليات شراء محدودة على زبائن ورواد السوق. بالمقابل لو كان لديك متجر الكتروني لعرض منتجاتك يزيد من عدد عملائك المحتملين بشكل كبير للغاية. حيث يمكنك الاستفادة من محركات البحث مثل جوجل ومن شبكات التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك وتويتر وانستجرام وغيرها.

أشياء عليك معرفتها قبل أختيار شركة برمجة مواقع الكترونية

ومن خلال هذه المقالة سنتناول أهم العوامل التي تشكل تكلفة شراء برنامج الكتروني مثل البرامج المحاسبية أو برامج الموارد البشرية. أو مشروع إنشاء موقع إلكتروني أو تطبيق على أجهزة الموبايل:

تكلفة برمجة النظام - إطلاق الموقع - تنصيب البرنامج Implementation 

و تعتبر هذه التكلفة هي الاساسية وقد تشمل بعض التكاليف الجانبية مثل شراء جهاز كمبيوتر التى سيعمل عليه البرنامج أو بعض المتطلبات مثل الطابعات و اجهزة الماسح الضوئي scanner. أو تكلفة شراء الدومين والاستضافة في حالة كان المشروع عبارة عن موقع الكتروني.

وغالبا ما يتم التركيز على هذه التكلفة فقط ويتم تجاهل التكاليف الأخرى.

تكلفة التدريب Training

تحتاج بعض البرامج والانظمة والمواقع المخصصة للتدريب. و عند  توظيف فريق جديد قد تحتاج للقيام بجلسة تدريبية بالاستعانة بالشركة المطورة للبرنامج. وهنا قد تتفاجأ بوجود رسوم خاصة للتدريب في كل مرة. يجب عليك من البداية التأكد وبشكل واضح حول وجود تكلفة محددة للتدريب بحيث يتم توقع التكاليف الخاصة بالتدريب للموظفين الجدد على استخدام البرنامج أو الموقع ضمن ميزانية العمل.

التخصيص customization 

قد تتمكن من استخدام برامج الكتروني مثل البرامج المحاسبية والادارية لفترة معينة بدون عائق. لكن مع توسع العمل قد تظهر بعض الاحتياجات التي تتطلب تعديلات برمجية أو تعديلات في واجهات المستخدم. لذلك ، قد تحتاج إلى تخصيص البرنامج  الخاص بك لتلبية احتياجاتك. يجب عليك إضافة نفقات التخصيص المتوقعة هذه إلى تكلفة سعر البرنامج.

تكلفة النقل migration

قد يكون لديك حاليا موقع الكتروني أو نظام محاسبي ولكن ربما تفكر بالانتقال الى نظام افضل بخصائص أفضل. وهنا عليك الانتباه أنه يجب عليك نقل البيانات والمعلومات الموجودة في الموقع القديم إلى الجديد حتى لا تبدأ من الصفر. 

توفر بعض شركات البرمجة خدمة النقل من انظمة قديمة إلى أنظمتها الجديدة مجانا، وقد تفرض بعضها رسوما خاصة بعملية نقل قواعد البيانات والمعلومات بحيث يكون استخدام النظام سلس ولا يتطلب أي مجهود إضافي لتهيئة النظام أو اضافة المعلومات الاساسية.

تكلفة الصيانة maintenance 

ستحتاج إلى صيانة برنامج; وأي جهاز كمبيوتر أو اجهزة اخرى تستخدم للعمل على البرنامج. والصيانة تشمل تكاليف متعددة منها النسخ الاحتياطي للبيانات. والتأكد من سلامة البرنامج أو الموقع و معالجة المشاكل التي تظهر نتيجة استخدام خاطئ للموظفين أو عملية تخريب متعمدة للبيانات أو اهمال في التأكد من صحة المدخلات.

وغالبا ما توفر الشركة الاحترافية خدمة النسخ الاحتياطي back up ضمن التكلفة الأساسية. وتقوم هذه الشركات ببناء برامجها وأنظمتها بشكل يمنع المستخدم من الخطأ أو تخريب البيانات وذلك بتطوير انظمة متعددة الصلاحيات و معالجة والتحقق من البيانات الداخلة والخارجة من النظام.

تكلفة الترقية Upgrade

بعد سنوات من استخدام برنامج أو موقع إلكتروني، سيتعين عليك الترقية للإصدار الأحدث سواء رغبت بذلك أو لا. تقوم شركات البرمجة بتطوير أنظمتها باستمرار بحيث تضيف خصائص جديدة وتعالج مشاكل الاصدارات السابقة وتسد الثغرات الامنية ولكي تتوافق  مع اصدارات انظمة التشغيل الجديدة لأجهزة الكمبيوتر والموبايل.

يجب عليك الاستفسار حول مدة دورة حياة البرنامج (كم عدد السنوات التي سيصدر بعدها اصدار جديد لنفس البرنامج) ومتى سينتهي الدعم والتدريب الخاص بالإصدارات القديمة. وهل هناك تكلفة للترقية أو لا؟! وإذا كانت هناك تكلفة هل هي تكلفة كاملة (تكلفة شراء جديدة) أم جزئية (خاصة بالترقية فقط).

 تكلفة الدعم الفني Technical support

التكلفة الأخيرة التي نأخذها في الاعتبار في التكلفة الإجمالية للمنتجات التقنية هي تكلفة الدعم الفني. ستواجه مشاكل في استخدام برامج المحاسبة، و ستحتاج إلى الاتصال بمزود البرنامج أو مستشار لمساعدتك في حل مشكلتك. يجب عليك إضافة التكاليف المتوقعة للدعم الفني للحصول على الصورة الحقيقية.